21.mai.2019

Comment préparer une rencontre avec une agence Web

Bannière - Comment préparer une rencontre avec une agence Web

    Vous avez un projet ? Nous avons hâte d’en entendre parler ! Vous pouvez dès maintenant venir à notre rencontre pour que nous vous aidions à le construire ensemble ! Notre équipe vous guidera dans chaque étape.

    Sinon, vous pouvez aussi profiter de ce petit guide en 11 étapes qui vous aidera à définir vos besoins et ainsi vous préparer au maximum pour notre première rencontre!

    Infographie : Comment préparer sa rencontre avec son agence Web

    Ce petit guide en 11 étapes vous permettra de répondre à vos questionnements et vous aidera à aborder sereinement votre rencontre avec votre futur prestataire digital!

    • Quelles sont les attentes de l’agence Web ?
    • Quels sont les points importants à aborder lors d’une rencontre avec l’équipe Web ?
    • Quels sont les documents à apporter lors d’une rencontre avec votre agence?
    • Quelles questions poser lors d'une rencontre avec votre agence Web ?

    Si vous avez une rencontre avec 8P Design, votre chargé de projet vous aura fait parvenir un document permettant de bien préparer la rencontre et aider votre organisation. Oui, on aime ça quand les choses sont claires, et on vous aide à mettre tout ça dans le bon ordre! :)


    1. Définir mon entreprise et son environnement d’affaire

    Comment bien définir mon entreprise ? Comment définir la taille de mon entreprise ? Comment définir les objectifs de mon entreprise ? Comment définir les produits et les services de mon entreprise ?

    Avant toute chose, exprimez les valeurs de votre entreprise, son ADN, son histoire afin qu’elle n’ait plus aucun secret pour l’agence qui saura parfaitement vers quelle direction orienter sa communication. Cette phase de présentation est cruciale pour faciliter la discussion entre vous et votre future agence. Parlez de la taille de votre équipe aussi, des différents intervenants et de vos objectifs en termes de développement d’entreprise.


    2. Définir le projet digital

    Comment déterminer les objectifs de mon projet digital ?

    Détaillez au maximum toutes vos attentes pour que votre équipe de développement puisse répondre au mieux à votre demande!

    Quel est l’objectif recherché avec ce projet ?

    • Faire connaître votre entreprise auprès d’une certaine clientèle ?
    • Vendre un produit sur internet ?
    • Proposer des conseils sur vos produits ou services ?
    • Générer de nouveaux prospects ?

    Vos modalités et conditions traceront les contours de votre collaboration et permettront à votre prestataire d’adopter la stratégie adéquate à la réalisation des objectifs définis.


    3. Détailler les actifs Web actuels que votre entreprise détient

    Est-ce que votre entreprise a déjà une présence Web?

    Votre agence souhaitera prendre connaissance de vos actifs marketings. Même si normalement l’agence aura au préalable procédé à un petit travail d’enquête, toute information complémentaire sera utile afin de rendre la collaboration efficace.

    En d’autres termes:

    1. Avez-vous un site Web actuellement?
    2. Sur quelles plateformes sociales et quels supports communiquez-vous ?
    3. Quelles sont les performances de votre positionnement actuel ?
      • Nombre de visites, quel type.
      • Nombre de personnes qui vous suivent actuellement.

    4. Définir ma stratégie marketing actuelle et ses résultats

    Comment déterminer ma stratégie marketing et ses résultats ? Comment caractériser ma concurrence ?

    Votre agence Web va aussi s’intéresser aux actions marketing que vous avez déjà menées mais aussi surtout leurs résultats. Elle pourra alors sortir des sentiers battus et vous proposer de nouvelles perspectives non explorées dans votre communication. 

    Cette rencontre sera aussi l’occasion d’en apprendre davantage sur :

    • Vos concurrents
      • Leur présence Web actuelle (l’adresse de leurs sites).
      • Leur part de marché et leurs forces/faiblesses.
    • Votre secteur d’activité; pour voir ce qu’il se fait de mieux et l’adapter à votre communication. Faire une étude de marché pourrait être une bonne façon d’appréhender votre secteur.

    5. Définir mon public cible

    Comment déterminer mon public cible ? Comment créer un persona ?

    Chaque projet s’adresse à un public cible, votre agence a donc besoin de connaître le vôtre afin de trouver la meilleure manière de s’adresser à lui.

    Essayez de vous construire un persona (personnage fictif représentatif de votre cible) en vous posant quelques questions simples : 

    • Qui est votre client type ?
    • Quel est son profil ?
    • Où habite-t-il ?
    • Quelles sont ses habitudes et ses intérêts ?

    En utilisant les données et informations que vous partagerez avec votre agence, celle-ci pourra éventuellement réaliser une enquête ou étude plus étendue afin de vous fournir des données que vous pourrez exploiter dans votre entreprise.


    6. Définir mon budget 

    Comment définir mon budget ? 

    Point essentiel : vous devez définir votre budget. Il est normal que vous souhaitiez réaliser une économie et obtenir le prix le plus bas possible. En revanche, il est important que vous soyez en mesure de définir une fourchette budgétaire qui permettra à votre prestataire de définir quelles ressources utiliser et comment les assigner en conséquence (il en va de la qualité de votre présence en ligne).

    En effet à moins d’avoir en main un document technique hyper détaillé avec toutes les fonctionnalités clarifiées et testées dans un processus normalisé, un développement peut être flexible au niveau budget, utiliser plus ou moins de ressources graphiques, créativité, expérience utilisateur etc.

    Partager votre fourchette budgétaire approximative permet à votre agence de mieux orienter le projet et de respecter vos attentes.


    7. Penser l’arborescence des menus et le contenus du projet Web

    Comment organiser mon projet Web ? Comment avoir un aperçu de ma plateforme ? 

    Dans la réalisation de votre projet, définissez un fil conducteur qui aidera vos prospects ou clients à s’orienter sur votre plateforme en ligne. Votre agence aura alors besoin de connaître votre idée du site Web idéal !

    N’hésitez pas à lister toutes les pages et thématiques ainsi que leur organisation afin d’offrir à votre visiteur une expérience utilisateur structurée. Un document listant les noms de page les uns en dessous des autre dans un format de puce est tout à fait adéquat.

    Exemple: 

    • Accueil
    • Services
      • Service 1
      • Service 2
    • À propos
      • notre équipe
      • Comment faire affaire avec nous
      • Termes et conditions
    • Contact

    Pour appréhender au mieux votre projet, l’agence aura besoin de savoir qui devra créer le contenu présent dans vos pages et surtout quand il sera disponible. Plus vite il sera prêt, plus vite votre projet Web sera en mesure de voir le jour. Ne perdez pas de temps (pensez également à la traduction de votre contenu)


    8. Déterminer les fonctionnalités de mon projet Web

    Comment définir les fonctionnalités de ma plateforme numérique ? Comment déterminer les priorités entre ces fonctionnalités ?

    Un site Web s’adapte aux besoins du marché et ce marché en question nécessite des fonctionnalités qui lui sont propres. Listez alors toutes les options dont vous avez besoin, par ordre de priorité, afin de voir dans quelle mesure votre agence pourra les intégrer à votre site Web futur.

    Si des éléments nécessitent une programmation ou des bases de données comme une boutique en ligne, un moteur de recherche en interne ou autre, n’hésitez pas à exprimer votre besoin, en prenant appui sur des exemples, pour orienter le travail des développeurs.


    9. Définir ma charte graphique et mes inspirations

    Comment définir mon identité visuelle ? Comment créer une charte graphique ? 

    Votre identité visuelle, c’est votre vitrine !

    Si vous possédez une charte graphique, n’hésitez pas à la faire parvenir au préalable à votre agence afin qu’elle puisse cerner vos besoins, comprendre votre identité graphique mais également vous faire des propositions si elle en ressent l’utilité.

    Si vous ne possédez pas de charte graphique ou lancez une nouvelle entreprise, n’hésitez pas à exposer vos goûts ! Vous pouvez aussi vous inspirer de la concurrence si nécessaire, ou même d’entreprises hors de votre écosystème.

    Même si l’agence aura au préalable procédé à un petit travail d’enquête, toute information complémentaire sera utile afin de rendre la collaboration efficace.


    10. Déterminer mon Webmarketing

    Comment définir ma stratégie marketing pour mon projet Web ?

    Dans le cas où vous auriez une stratégie digitale déjà en cours pour ce projet, vous aurez le choix de poursuivre sur la même lancée ou repartir sur de nouvelles fondations. Cela dépend de vous mais également des objectifs que vous vous êtes fixés. N'hésitez pas à faire part à l’agence d'un éventuel changement d'orientation dans votre stratégie si vous en planifiez un pour qu’elle puisse vous orienter au mieux. 


    11. Définir ma planification horaire

    Comment construire mon rétro-planning ? Comment organiser la création de mon projet Web ? 

    Dernier point, mais pas des moindre, définissez un échéancier ! Il est important pour l’agence de connaître vos délais idéals pour la création de votre site Web et sa mise en ligne mais également les événements liés à la mise en ligne. Tout cela devra être défini avant votre rencontre.


    Vous êtes prêt !

    Vous voilà désormais fin prêt à rendre optimale la rencontre avec votre agence ! Une dernière chose, n’hésitez pas à exprimer vos besoins, vos attentes, et à apporter des exemples qui vous inspirent et qui serviront à appuyer vos propos. 

    Quelques questions que vous pourriez poser à votre agence lors de la rencontre : 

    • Quelles sont les prochaines étapes ?
    • Que pensez-vous du projet ? De mon site actuel ? De ma stratégie digitale ?  
    • Devons-nous programmer une prochaine rencontre ? 
    • Qui va s’occuper de mon projet ? 
    • Comment fonctionne votre équipe ?
    • Comment allons-nous communiquer et à quelle fréquence ? 
    • Qui sera mon interlocuteur ?
    • De quoi avez-vous besoin de ma part ?  
    • Quand dois-je vous livrer le contenu du site ?
    • Quelles sont les modalités de paiement ?
    • Comment va se passer la livraison et la prise en main ? Vais-je avoir une formation ?

    Maintenant que vous avez toutes les clés en main pour bien préparer votre projet et que vous êtes prêt, prenez contact avec nous pour organiser notre rencontre ! 

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