14.jan.2021

10 outils essentiels au télétravail

teletravail

    Le télétravail a fait une avancée fulgurante dans les moeurs en 2020, et reste bel et bien d’actualité pour ce début d’année 2021. C’est, à n’en point douter, l’une des formes de travail à forte émergence dans le contexte de la pandémie du Covid-19. Nous connaissions la première expérimentation du télétravail dans les années 1950 avec Norbert Wiener. C’est presque la norme par endroits dans le monde de nos jours. En effet, l’évolution des nouvelles technologies et des canaux de l’information ces cinq dernières décennies a fait du travail hors bureau un potentiel prêt à être exploité. 

    Dans cet article, nous vous présentons une liste de 10 outils qui feront de tout télétravailleur un professionnel autonome et content.
     

    Le télétravail, qu'est-ce c'est ?

    Le télétravail renvoie en général à une modalité d’organisation du travail où vos salariés ou vous-même exécutez vos tâches librement hors des espaces de travail de l’entreprise, tous sites confondus. Pour cela, le salarié-télétravailleur utilise des logiciels informatiques, des technologies web 2.0 et toute une série d’outils de communication. Ainsi, le télétravail n’a de sens que lorsque la distance se crée et implique d’être opérationnel sur un site libre, par exemple chez soi. Selon Statistique Canada, ce sont à peu près 40% des Canadiens qui occupent des emplois exerçables à domicile. 

    S'il est vrai que le travail à distance offre des avantages à bien d'égards, il faut également s'y préparer pour plus d'autonomie et éviter le risque d'isolement. En faisant le tour du sujet, nous avons identifié 5 domaines où vous aurez besoin d'outils indispensables au travail en ligne.
     

    Quels outils pour la communication interne en télétravail ?

    email

    • Slack

      Slack est un outil de communication qui intègre plus de 1 000 services et applications externes. Il facilite la communication interne en temps réel par messagerie instantanée directe, canaux et fils de discussion. Il rend aussi possible l’archivage, la recherche et le partage des fichiers.
       

      • Avantages : Puissance des canaux (public, privé, orienté-client, orienté-sujet, etc.). Multi-terminal (Web, mobile, desktop). Sécurité de données
         
      • Inconvénients : Notifications pouvant être “anti-productives”. Payant pour PME de plus de 10 collaborateurs.
         
      • Prix : De $0 USD/mo à $12.50 USD/mo

         

    • Microsoft Teams

      Comme cela s'entend, Microsoft Teams est un produit Microsoft. C'est aussi un excellent outil de télétravail qui facilite le travail à distance. En équipe, vous saurez compter sur ses espaces collaboratifs et personnalisables dédiés, des conférences vidéos, écrans partagés, etc.
       

      • Avantages : Communication interne riche. Gains en productivité. Transparence collaborative. Connexion à la suite Microsoft Office.
         
      • Inconvénients : Flexibilité limitée. Difficile partage d’un fichier avec Outlook sans passer par mail. 
         
      • Prix : De $0 USD/mo à $12.50 USD/mo

         

    • Loom

      Loom est un outil de messagerie vidéo qui vous aide à faire passer votre message à vos collaborateurs à travers des vidéos instantanément partageables. Vous pouvez enregistrer simultanément votre caméra, votre microphone et votre bureau. 
       

      • Avantages :Intuitif et facile d’usage. Support réactif. Enregistrement et captures longues possibles. Multi possibilités d'exportation. Intégration Slack incluse.
         
      • Inconvénients : Notifications peuvent être “anti-productivité”. Payant pour PME de plus de 10 collaborateurs.
         
      • Prix : De $0 USD/mo à $10 USD/mo

     

    Quels outils facilitent le partage de documents en télétravail ?

    • Google Drive
       

      Google Drive par Google vous permet de stocker des fichiers en ligne et d'y accéder n'importe où en utilisant le cloud. Le Drive vous donne également accès à des applications Web gratuites pour créer des documents, des feuilles de calcul, des présentations, etc.

      • Avantages : Compatible avec Microsoft Office. Stockage et partage de tous types de contenus et formats. Travail collaboratif avancé sur les fichiers. Accessible partout.

      • Inconvénients : Nécessité d’être connecté (mais vous pouvez activer l’édition offline à condition que les fichiers soient déjà ouverts). Faible sécurité des liens partagés.

      • Prix : Gratuit.

    • DropBox

      Avec Dropbox, vous pouvez stocker et partager vos fichiers en ligne pour un accès facile depuis n'importe où - pc personnel, ordinateur de travail ou votre appareil mobile. Vos fichiers sont synchronisés ou automatiquement mis à jour sur tous vos appareils.
       

      • Avantages : Stockage fiable pour vos fichiers. Accès sans internet. Multi-terminal (Web, mobile, desktop). Synchronisation et historique d’édition. Support client réactif.
         
      • Inconvénients : Stockage limité à 2GB en plan gratuit (mais extensible gratuitement aussi). Travail collaboratif limité aux commentaires (pas d’édition).
         
      • Prix : $0 USD/mo/utilisateur à $25 USD/mo/utilisateur
         

    Quels outils permettent de planifier et gérer des projets en télétravail ?

    management

    • Trello

      Trello organise vos projets en tableaux. En un coup d'œil, vous saurez qui travaille sur quoi et quel est le niveau d'avancement de chacun. Très utile en situation de télétravail. 
       

      • Avantages : Efficace pour la gestion d’équipes et de multi-tâches. Cartes et étiquettes pour le suivi de tâches. Affichage agenda. Copier-coller de cartes, contenus.
         
      • Inconvénients : Ne peut fonctionner sans chargement de données. 
         
      • Prix : De $0 USD/mo/utilisateur à $17,50 USD/mo/utilisateur
         
    • Monday.com

      Monday.com aide à la planification, la gestion et le suivi de vos projets collaboratifs. Il s'agit d'une application hautement visuelle avec ajout de membres de l'équipe, attribution de tâches, création de flux de travail et suivi de progression à partir d'une vue centrale.
       

      • Avantages : Organisation efficace pour vos projets simples et complexes. Visibilité améliorée du travail. Renforce la synergie. Idéal pour des projets en télétravail.
         
      • Inconvénients : Tarification limitant le nombre d’utilisateurs. Appli mobile encore limitée. Peu d’intégrations. Interface jugée quelques fois encombrante. 
         
      • Prix : De $8 USD/mo/utilisateur à $16 USD/mo/utilisateur.

         

    Quels sont les meilleurs outils pour les réunions d'équipe ?

    • Google Meet

      Meet (anciennement Google Hangouts Meet) est le logiciel de visioconférence haut de gamme de Google, fourni sous Google Workspace (ex-G Suite). Il est similaire au service de chat vidéo fourni dans les Hangouts grand public, mais intègre plus de participants.
       

      • Avantages : Simple, léger et facile à utiliser. Visioconférence sécurisée. Appels gratuits jusqu'à 24 heures pour 100 participants. Fonctionnalités rapides de partage.
         
      • Inconvénients : Fonctionnalités limitées. L’offre de 24h par réunion de 100 participants se termine le 31 mars 2021.
         
      • Prix : $0 USD/mo/utilisateur à $6 USD/mo/utilisateur.
         
    • WhereBy

      Whereby (anciennement appear.in) est un outil de visioconférence pour vos réunions à partir de votre navigateur. Aucune application ou installation n'est requise et aucune connexion pour les invités.
       

      • Avantages : Facilité d'utilisation. Simple pour des débutants. Rapide pour vos réunions. Pas besoin de compte utilisateur ni de connexion. 
         
      • Inconvénients : Fonctionnalités et intégrations limitées. Nombre d’utilisateurs limité.
         
      • Prix : De $0 USD/mo/utilisateur à $99.99 USD/mo/utilisateur.

     

    Quels outils utiliser pour signer et scanner des documents ?

    signing

    • Signaturit

      Signaturit met à votre disposition  un logiciel de signature électronique de confiance garantissant la sécurité juridique de vos transactions numériques. A cela s'ajoutent ses solutions de lettre recommandée électronique et d'identification électronique.
       

      • Avantages : Plusieurs types de signature électronique (simple, avancée avec biométrie, avancée avec certificat, qualifiée). Intégration à votre logiciel de gestion.
         
      • Inconvénients : Essai gratuit limité dans le temps.
         
      • Prix : De 37,5 €/mo/utilisateur à $62,5 €/mo/utilisateur.
         
    • Tinyscan

      TinyScan Pro est un scanner portable impressionnant qui peut numériser rapidement presque tous vos documents afin que vous puissiez les enregistrer au format PDF. C'est une petite application qui fonctionne rapidement.
       

      • Avantages : Numérisation rapide, en masse et sécurisée avec mot de passe. Compatible avec iPhone et iPad. Intégration Dropbox, Drive, Box et Evernote.
         
      • Inconvénients : Pas de plan gratuit.
         
      • Prix : $5.99 USD/mo

     

    Et plus...

    Cette liste n’est vraiment pas exhaustive, et n’est qu’une série de 10 outils aussi populaires que peu connus pour optimiser votre temps de travail en dehors du bureau. Si cet article vous a plus, n'hésitez pas approfondir le sujet par exemple en découvrant cet article sur la productivité au travail !