Avec la montée en popularité du télétravail, il est plus important que jamais d'avoir des bons outils qui permettent la collaboration de notre équipe. Ils sont plus que nécessaires aujourd’hui pour la productivité et afin de rester organisé.
En tant qu’agence web, l’organisation est une priorité pour nous. C’est donc important de trouver des outils qui fonctionnent et qui répondent aux besoins de l’équipe.
Il y a en fait des outils qui sont conçus spécialement pour répondre à des besoins d’organisation de tâches et de rôles au sein d’une équipe. Ces outils vous sont en quelque sorte utiles dans l’organisation des tâches en passant par la création de maquettes, de contenu ou d’analyse SEO et autres.
Étant aussi une agence de création de sites web, voici 10 outils collaboratifs et outils web que nous aimons beaucoup qui nous servent au quotidien.
- Asana
- LastPass
- Upwork
- Figma
- Buffer
- Bitly
- Dropbox
- Ubersuggest
- Canva
- Google Trends
1. Asana
Asana est un outil de collaboration populaire sur le marché. Il regroupe plusieurs fonctions d’applications chargées d’organisation des tâches de l’agence. Asana peut établir des liens au sein d’un projet pour gérer les dépendances possibles entre les tâches. Il peut aussi visualiser immédiatement le chevauchement entre les deux tâches, tout en contrôlant mieux l'ajout de tâches non planifiées.
Ainsi, il facilite l’attribution des tâches à chaque membre de notre équipe. Avec Asana, l’utilisation des feuilles de calculs, de l’e-mail et applications d’organisation du travail nous sont révolues. Nous avons la facilité de suivre le travail des différents membres de l’équipe sans nous déplacer. Notre équipe de travail bien que distantes restent au même niveau d’information. Nous partagerons aussi les projets avec les clients afin qu’ils aient une idée d'où nous sommes rendus.
2. LastPass
LastPass est un logiciel en ligne de sauvegarde de mots de passe, avec extension de navigateur.
Il limite le problème de perte de données dû à l’oubli du mot de passe. Cet outil nous permet de simplifier le partage des mots de passe entre l’équipe et les clients. Il nous génère des mots de passe sécurisés afin de nous garder à l’abri de toute intrusion dans notre système.
Comme vous pouvez le voir ci-dessous, il peut sauvegarder plus de 187 mots de passe. Et c’est vraiment le moindre que LastPass puisse faire, c’est un véritable coffre-fort.
3. UpWork
Upwork est plus qu’un outil. C’est une plateforme qui permet de répondre à vos besoins en compétences, talents et expertises freelance quel que soit le domaine. C’est l’une des plateformes leader du travail indépendant en ligne.
Ainsi, UpWork est un réservoir de professionnels qui font réellement leurs preuves, surtout dans le domaine du numérique.
Ainsi sur UpWork, vous pouvez trouver des graphistes designers, des rédacteurs de contenu web, expert SEO, des gestionnaires d’assistant virtuel, des développeurs web, etc.
Cette plateforme nous a permis de trouver de bons collaborateurs avec qui nous avons travaillé sur plusieurs projets!
4. Figma
C’est un outil de conception web et de prototypage. Il est accessible gratuitement sur tous les navigateurs.
Figma regroupe à lui seul, tout pour la conception complète de sites Web. Que ce soit la création de diagrammes, la conception graphique, il se charge de concevoir les sites parfaitement.
À 8P Design, nous utilisons Figma pour créer des maquettes de sites Web ; pour les partager avec les clients afin d’y laisser des notes et des commentaires.
5. Buffer
C’est un outil très utile pour les gestionnaires de réseaux sociaux. Il est très utile pour la programmation et la publication des contenus sur les réseaux sociaux.
Les réseaux sociaux éligibles pour Buffer sont Facebook, Twitter, Instagram, Google+, LinkedIn et Pinterest. Il nous suffit de connecter les comptes que nous voulons puis nous pouvons publier directement tous nos contenus réseaux sociaux. Nous disposons ainsi de plus de temps à consacrer à d’autres tâches.
Cet outil nous rapproche de nos clients en nous permettant de répondre plus rapidement à leur préoccupation.
6. Bitly
Personnellement, nous utilisons Bitly lorsque nous publions sur nos réseaux sociaux. Il se charge de raccourcir n’importe quel URL.
Pour les publications sur les réseaux sociaux, vous pouvez utiliser les liens raccourcis pour éviter que des personnes puissent se faire passer pour vous. Si Bitly est validé par des marques reconnues dans le monde, c’est qu’il offre vraiment un service sécurité rassurant.
7. Dropbox
C’est un outil qui garantit la sécurité et l'accessibilité de tous vos fichiers, peu importe l’appareil numérique que vous utilisez. Dropbox est bon pour organiser les visuels pour les sites web, ou pour les publications réseaux sociaux. Vous pouvez partager vos fichiers volumineux ou non avec vos collègues ayant Dropbox ou pas. Cet outil garde confidentiel vos fichiers au travers de plusieurs niveaux de protection.
Dropbox peut conserver dans un espace commun les raccourcis web, fichiers traditionnels ou encore les contenus cloud. Au travers de toutes ces fonctionnalités, il permet également aux clients de nous partager directement des visuels importants.
8. Ubersuggest
Ubersuggest vous permet d’obtenir plus de trafic tout en analysant des mots-clés afin de savoir si ceux-ci performeront bien. Il aide aussi à trouver les bons mots-clés pour nos contenus Web et améliore le positionnement de notre site Web ou de notre blog sur les moteurs de recherche.
Avec cet outil vous avez une vue d’ensemble sur les techniques utilisées par vos concurrents que vous pouvez reproduire à votre manière.
9. Canva
C’est un outil de conception graphique qui permet de créer rapidement de beaux visuels. Très simple à utiliser, Canva fait parler votre imagination pour donner des visuels hors du commun. Il ne nécessite pas forcément de connaissance antérieure pour être utilisé.
Nous utilisons Canva principalement pour nos réseaux sociaux et pour les visuels de nos articles de blog. En outre, c’est un outil assez évolutif qui améliore constamment ses fonctionnalités.
10. Google Trends
Google Trends est un outil de recherche qui permet d’être informé des dernières tendances de recherche sur internet. Cet outil dispose d’une courbe qui montre par période les évènements à la base des tendances de recherches, et cela, par région.
Google trends vous offre des informations très recherchées auxquelles très peu ont accès.
Cet outil permet de connaître les mots-clés qui sont les plus recherchés en ce moment.
Que retenir de ces outils collaboratifs et outils web?
Pour la bonne gestion des tâches au sein de notre équipe, nous utilisons entre autres, comme outils web et outils collaboratifs, Asana, LastPass, Upwork, Figma, Buffer, Bitly, Dropbox, Ubersuggest, Canva et Google Trends.
Ces différents outils nous permettent en majeure partie de gérer facilement nos tâches entre nous, nos clients et nos freelances. Ainsi 8P est disponible si vous avez des questions ou des idées de projets sur lesquels nous pouvons toutefois collaborer.