Environ 293 milliards de mails sont envoyés chaque jour, sans même compter les spams. (chiffres Radicati Group, février 2019). Tous ces mails s’accumulent dans des dossiers serveurs et prennent de l’espace.
Le but de ce tutoriel est de vous expliquer comment stocker vos mails dans un dossier en local avec le client de messagerie Apple Mail, tout en y gardant accès afin de pouvoir répondre, transférer ou encore les lire facilement.
Archiver en local sur une machine personnelle permet de :
- Réduire l’espace serveur de tous les anciens mails
- Accéder tout de même à vos messages sur votre ordinateur
- Réduire le délai de chargement de l’application de messagerie que vous utilisez
- Sécuriser les données contenues dans vos mails, qui ne pourront plus être victimes de piratage informatique.
Apple mail
Apple mail est une application de gestion de messagerie éditée par Apple. L’application est directement installée sur les machines tournant sous système d’exploitation macOS. Ce logiciel de gestion des mails permet d’effectuer l’archivage de ces derniers en local sur son mac personnel.
Étapes à suivre
- Dans le menu Courrier à gauche de la fenêtre principale d’Apple Mail, cliquez sur Boîte aux lettres puis Nouvelle boîte aux lettres.
- Dans la nouvelle fenêtre qui s’ouvre, vous pouvez choisir l’emplacement de stockage. Laissez celui indiqué par défaut Sur mon Mac.
- Choisissez le nom de votre nouvelle boîte aux lettres et cliquez sur OK pour finaliser l’opération.
- Il s’agit maintenant de déplacer vos mails vers cette nouvelle boîte aux lettres locale. Pour cela, sélectionnez les mails que vous souhaitez sauvegarder localement. Appuyez sur la touche CMD et cliquez en même temps sur les mails sélectionnés, un menu s’ouvre.
- Cliquez sur l’option Déplacer vers et sélectionnez le dossier de la boîte aux lettres locale créée juste avant. Selon le nombre de mail à archiver cette opération peut prendre un peu de temps.
C’est terminé ! Il faut savoir que processus vous permet de libérer de l’espace dans votre boîte mail qui est souvent soumise à un quota de mails, c’est donc bien pratique.
Cependant, il faut pratiquer cette méthode avec du recul. Les mails choisis ne sont maintenant stockés qu’uniquement sur votre machine personnelle...si le disque dur rencontre un problème vous risquez alors de les perdre.
Que faut-il retenir ?
Utiliser des archives locales pour stocker d’anciens mails est très utile surtout lorsque le dossier serveur de notre boîte mail est soumis à un quota (comme c’est le cas pour Outlook par exemple). Cela permet de libérer de la place sur les serveurs, de diminuer le temps de chargement des mails sur une application de gestion de messagerie mais aussi de lutter contre les attaques de pirates informatiques contre les messageries en ligne.
Cependant, il faut être au courant des risques que cette méthode d’archivage induit. En effet, vos mails ne seront stockés que LOCALEMENT et donc disponibles uniquement sur le disque dur de votre machine personnelle. Leur sauvegarde dépend donc seulement de l’état physique de votre disque dur. Un seul soucis de chute, d’humidité ou de bug tout simplement et vos mails seront perdus. C’est donc une pratique à utiliser avec du recul en étant conscient des risques potentiels.
Si cet article vous a été utile, n’hésitez pas à consulter nos tutoriels sur l'archivage local sur les clients de messagerie Outlook 365 et Thunderbird.